Trong các hoạt động hành chính, kinh doanh, pháp lý hay tổ chức sự kiện, con dấu là một công cụ xác thực không thể thiếu. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ dấu tròn và dấu chức danh khác nhau thế nào, trong khi mỗi loại lại mang giá trị pháp lý, chức năng và cách sử dụng riêng biệt. Việc nhầm lẫn giữa hai loại dấu này không chỉ dẫn đến sai phạm trong quy trình nghiệp vụ mà còn tiềm ẩn nguy cơ pháp lý nếu ai đó làm dấu tròn giả để mạo danh tổ chức, cá nhân. Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt chi tiết giữa dấu tròn và dấu chức danh, đồng thời phân tích hệ lụy nếu sử dụng con dấu không đúng quy định.

1. Định nghĩa dấu tròn và dấu chức danh
Dấu tròn là gì?
Dấu tròn là loại dấu pháp lý chính thức, thường do pháp nhân tổ chức hoặc doanh nghiệp sử dụng. Dấu tròn có hình tròn, bên trong thể hiện:

Tên tổ chức
Mã số doanh nghiệp
Tỉnh/thành phố cấp phép
Đôi khi có logo nhận diện riêng

Chức năng chính của dấu tròn: Xác lập giá trị pháp lý của văn bản, đại diện cho tổ chức, và có hiệu lực trong giao dịch, ký kết hợp đồng, quyết định nội bộ.

Dấu chức danh là gì?
Dấu chức danh là con dấu thể hiện chức vụ cá nhân trong tổ chức, đi kèm với tên người đó, ví dụ:

Giám đốc
Trưởng phòng
Chủ tịch HĐQT

Dấu này không mang tính pháp nhân mà chỉ xác nhận rằng người giữ chức danh đó đã ký tên và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
2. Phân biệt chi tiết giữa dấu tròn và dấu chức danh
Tiêu chí Dấu tròn Dấu chức danh
Hình dạng Hình tròn Hình chữ nhật, oval, đôi khi tròn
Chủ thể sử dụng Tổ chức, doanh nghiệp, pháp nhân Cá nhân giữ chức vụ trong tổ chức
Giá trị pháp lý Có hiệu lực pháp lý cao Chỉ xác nhận người ký có chức vụ
Tính đại diện Đại diện cho tổ chức Đại diện cho cá nhân
Nội dung trên dấu Tên tổ chức, mã số, địa chỉ Tên người, chức vụ, đơn vị công tác
Quy định pháp lý Bắt buộc đăng ký mẫu dấu Không bắt buộc đăng ký
3. Các trường hợp sử dụng dấu tròn
Dấu tròn được sử dụng trong nhiều tình huống chính thức:

Ký hợp đồng thương mại
Ban hành quyết định nội bộ
Xác thực hóa đơn, chứng từ
Đăng ký với cơ quan nhà nước
Chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp

Sử dụng dấu tròn là minh chứng rõ ràng cho tư cách pháp nhân của đơn vị. Việc cố tình làm dấu tròn giả để ký kết hợp đồng, xin giấy tờ là hành vi gian lận, có thể bị truy cứu hình sự.

4. Khi nào cần dùng dấu chức danh?
Dấu chức danh thường đi kèm với chữ ký của người có thẩm quyền, áp dụng trong các trường hợp:

Ký tờ trình, công văn nội bộ
Ký xác nhận hồ sơ cán bộ, nhân sự
Ký chứng từ kế toán, tài chính
Thay mặt tổ chức giải trình hoặc phúc đáp đối tác

Dấu chức danh không thay thế được dấu tròn, đặc biệt trong các giao dịch bắt buộc có xác nhận pháp nhân.
[IMG]

5. Pháp luật quy định ra sao về hai loại dấu này?
Dấu tròn:

Luật Doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp được tự chủ về hình dạng, số lượng, nội dung của dấu tròn.
Nghị định 99/2016/NĐ-CP: Quản lý và sử dụng con dấu rõ ràng, quy định mức xử phạt nếu làm dấu tròn giả.
Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017): Điều 341 quy định hình phạt đến 7 năm tù cho hành vi làm giả con dấu, tài liệu cơ quan, tổ chức.

Dấu chức danh:
Không có quy định bắt buộc về việc đăng ký dấu chức danh. Tuy nhiên, dấu này chỉ có giá trị khi đi kèm với chữ ký chính thức của người giữ chức vụ đó.

6. Những hệ lụy khi sử dụng nhầm hoặc làm dấu tròn giả
Việc làm dấu tròn giả hay sử dụng dấu chức danh thay cho dấu tròn trong văn bản chính thức có thể gây ra:

Văn bản bị vô hiệu, không có giá trị pháp lý
Hợp đồng vô hiệu dẫn đến mất quyền lợi
Tranh chấp pháp lý kéo dài
Truy cứu trách nhiệm hình sự, dân sự
Mất uy tín cá nhân, tổ chức

Hành vi làm dấu tròn giả có thể bị xử lý hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự với mức án cao nhất lên đến 7 năm tù, đồng thời bị tịch thu toàn bộ tang vật và chịu trách nhiệm dân sự nếu gây thiệt hại.

7. Cách nhận diện dấu tròn thật và dấu chức danh hợp pháp
Dấu tròn thật:

Có thông tin đầy đủ, chính xác, rõ nét
Có mẫu dấu được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền
In rõ ràng, cân đối, không lệch tâm

Dấu chức danh hợp pháp:

In kèm tên người và chức vụ rõ ràng
Chỉ có hiệu lực khi đi kèm chữ ký tay hoặc chữ ký số
Không thay thế được dấu tròn trong các văn bản yêu cầu pháp nhân

8. Kinh nghiệm làm con dấu đúng chuẩn, tránh vi phạm pháp lý

Chỉ làm dấu tại cơ sở được cấp phép
Không nhận khắc dấu trôi nổi, không hóa đơn
Không mua dấu tròn hoặc dấu chức danh online thiếu nguồn gốc
Luôn giữ bí mật mẫu dấu, không để lộ mẫu cho người không liên quan
Cảnh giác với dịch vụ làm dấu tròn giả qua mạng, rao bán trên các hội nhóm

9. Câu hỏi thường gặp
1. Dấu chức danh có thể dùng để ký hợp đồng không?
Không. Chỉ dấu tròn mới có giá trị xác lập pháp lý của tổ chức trong hợp đồng.

2. Có thể chỉ sử dụng dấu chức danh mà không cần dấu tròn không?
Chỉ trong một số văn bản nội bộ hoặc xác nhận không yêu cầu tư cách pháp nhân. Tuy nhiên, trong đa số trường hợp, dấu tròn là bắt buộc.

3. Dùng dấu chức danh để làm giả văn bản có bị truy tố không?
Có, nếu hành vi đó nhằm mục đích lừa đảo, chiếm đoạt tài sản, hoặc giả mạo chức vụ.

4. Tôi thấy quảng cáo khắc dấu tròn lấy liền không cần giấy tờ, có đáng tin?
Không. Đó có thể là dịch vụ làm dấu tròn giả, bạn nên tránh xa để không bị liên đới pháp lý.

10. Kết luận
Sự khác biệt giữa dấu tròn và dấu chức danh không chỉ nằm ở hình dạng hay người sử dụng mà còn là bản chất pháp lý sâu xa của mỗi loại. Việc hiểu rõ hai loại dấu này giúp tổ chức hoạt động đúng pháp luật, tránh những rắc rối không đáng có. Đồng thời, bạn cần nâng cao cảnh giác trước tình trạng làm dấu tròn giả, đặc biệt là qua mạng hoặc các cơ sở không phép. Chỉ nên sử dụng dấu đúng chức năng, đúng thẩm quyền và đúng hoàn cảnh để bảo vệ uy tín cũng như sự minh bạch