Dấu tròn là một vật dụng quen thuộc trong các hoạt động hành chính, pháp lý và kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về vai trò, cấu tạo và lý do tại sao dấu tròn lại có tầm ảnh hưởng lớn đến vậy. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết dấu tròn là gì, tại sao nó quan trọng đến mức bị làm giả nhiều đến thế, cũng như những lưu ý quan trọng khi sử dụng dấu tròn trong đời sống và công việc.

Dấu tròn là gì?
Dấu tròn là một loại con dấu có hình tròn, thường được dùng trong các văn bản chính thức của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền. Hình dạng tròn không chỉ mang tính biểu trưng mà còn là tiêu chuẩn kỹ thuật được quy định trong luật pháp Việt Nam.

Thông thường, dấu tròn bao gồm:

Tên cơ quan/tổ chức được khắc quanh viền ngoài hình tròn.
Ở giữa là mã số doanh nghiệp hoặc ký hiệu, tên viết tắt.
Đường kính thường từ 20 mm đến 36 mm tùy theo từng loại hình tổ chức.

Phân biệt dấu tròn với các loại dấu khác
Không chỉ có dấu tròn, thực tế còn rất nhiều loại con dấu khác như:

Dấu chức danh: Mang tên và chức vụ của người ký.
Dấu treo: Đóng một phần lên tài liệu, một phần lên văn bản gốc.
Dấu nháy: Dùng để đánh dấu liên kết giữa nhiều trang giấy.
Dấu tên: Thường dùng cho cá nhân.

Tuy nhiên, trong tất cả các loại dấu, dấu tròn luôn mang tính pháp lý cao nhất và có khả năng thay mặt cho một tổ chức trong nhiều trường hợp hành chính.

Chức năng chính của dấu tròn
Dấu tròn không đơn giản là vật dụng để đóng mực lên giấy. Nó mang rất nhiều chức năng quan trọng:

Xác nhận tính pháp lý của văn bản.
Đại diện pháp nhân khi giao dịch với bên ngoài.
Thể hiện sự thống nhất và thẩm quyền trong nội bộ tổ chức.
Bằng chứng trong tranh chấp pháp lý, khi dấu tròn xuất hiện trên hợp đồng hoặc văn bản.

Tại sao dấu tròn lại quan trọng?
Trong một số giao dịch, nếu văn bản không có dấu tròn thì sẽ không được chấp nhận, dù có chữ ký của người đại diện. Từ đó cho thấy dấu tròn có vai trò gần như "người phát ngôn pháp lý" của một tổ chức.

Chẳng hạn:

Ký hợp đồng kinh tế giữa hai công ty.
Công bố quyết định nội bộ.
Lập biên bản họp cổ đông.
Nộp hồ sơ pháp lý cho cơ quan nhà nước.

Những tổ chức nào được phép sử dụng dấu tròn?
Không phải ai cũng có thể sở hữu dấu tròn. Theo quy định tại Việt Nam, những đơn vị sau được phép đăng ký và sử dụng dấu tròn:

Doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH.
Tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức nghề nghiệp.
Cơ quan hành chính nhà nước.
Trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu.

Quy định pháp lý về dấu tròn tại Việt Nam
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan:

Doanh nghiệp được tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung dấu tròn.
Doanh nghiệp có thể đặt khắc dấu tại cơ sở hợp pháp, không cần xin phép Công an như trước.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư để đăng ký và công khai thông tin.

Làm dấu tròn như thế nào cho đúng quy định?
Để làm một dấu tròn hợp pháp, bạn cần thực hiện các bước:

Đăng ký kinh doanh hợp lệ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Soạn nội dung dấu tròn (tên công ty, mã số thuế…).
Lựa chọn cơ sở khắc dấu uy tín và có giấy phép hoạt động.
Nhận dấu và thông báo mẫu dấu qua cổng thông tin quốc gia.

Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và pháp lý cho dấu tròn bạn sử dụng.

Hiểm họa từ việc làm dấu tròn giả
Làm dấu tròn giả là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng, có thể bị truy tố hình sự. Tuy nhiên, vì lợi ích tài chính hoặc phục vụ các mục đích gian dối, nhiều cá nhân/tổ chức vẫn thực hiện hành vi này.

Những hệ lụy khi làm dấu tròn giả bao gồm:

Gây thiệt hại tài chính nghiêm trọng cho đối tác.
Đánh mất uy tín doanh nghiệp.
Đối diện mức án từ 1 đến 7 năm tù theo Bộ luật Hình sự.

Làm sao để nhận biết dấu tròn giả?
Không dễ để phân biệt dấu tròn thật và giả bằng mắt thường, nhưng bạn có thể dựa vào một số dấu hiệu sau:

Chữ khắc không rõ nét, dễ nhòe mực.
Thông tin không trùng khớp với tên tổ chức đăng ký trên hệ thống của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Không có hồ sơ pháp lý đi kèm, như đăng ký mẫu dấu hoặc thông báo mẫu dấu.
Không xuất hiện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Nếu bạn nghi ngờ một dấu tròn là giả, hãy kiểm tra mã số thuế hoặc liên hệ trực tiếp với đơn vị được ghi trên dấu để xác minh.

Những lưu ý khi sử dụng và bảo quản dấu tròn
Dấu tròn là tài sản pháp lý quan trọng. Nếu bị lạm dụng, có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Vì vậy:

Chỉ người có thẩm quyền mới được phép sử dụng dấu.
Lưu dấu tại nơi an toàn, thường là phòng pháp chế hoặc kế toán.
Ghi sổ nhật ký đóng dấu, nêu rõ thời gian, mục đích, người sử dụng.
Không được để dấu ở nơi công cộng hoặc giao cho người ngoài.

Dấu tròn điện tử – xu hướng thay thế trong tương lai?
Trong bối cảnh chuyển đổi số, dấu tròn truyền thống đang dần được thay thế bởi dấu tròn điện tử, tích hợp trong các phần mềm ký số.

Ưu điểm:

Bảo mật cao, tránh bị làm giả.
Tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn.
Thuận tiện trong giao dịch điện tử.

Tuy nhiên, dấu tròn vật lý vẫn giữ vai trò quan trọng, đặc biệt trong các giao dịch đòi hỏi bản giấy như ký kết hợp đồng nhà đất, pháp lý doanh nghiệp, nộp hồ sơ cơ quan nhà nước.

Tổng kết
Dấu tròn không chỉ là một công cụ hành chính mà còn là biểu tượng pháp lý của mọi tổ chức tại Việt Nam. Từ khâu làm dấu tròn đúng quy định cho đến việc tránh xa hành vi làm dấu tròn giả, mỗi cá nhân hay doanh nghiệp cần nắm rõ để hoạt động minh bạch và hợp pháp.

Việc hiểu rõ dấu tròn là gì và tại sao nó lại quan trọng sẽ giúp bạn tránh những sai lầm đáng tiếc và sử dụng con dấu một cách hiệu quả, đúng pháp luật trong mọi hoạt động kinh doanh và pháp lý.